Vlastnosti

Vlastnosti pro administrátory

Těsná integrace s Microsoft Exchange
MailArchiver těží z funkce žurnálování MS Exchange serveru, a nabízí tak jedinečný výkon a spolehlivost. Jiná řešení archivace elektronické pošty nahrazují původní email odkazem do vlastní databáze, což může vést až k poruše a pádu celého poštovního systému. MailArchiver funguje paralelně a nezasahuje do způsobu práce poštovního serveru. Archivaci elektronické pošty lze využít i v kombinaci s jiným poštovním serverem podporujícím IMAP a Active Directory – například Lotus Notes/Domino a Kerio Connect (dříve Kerio Mailserver).

Integrace s Microsoft Outlook
Co znamená integrace s MS Outlook? K archivovaným emailům lze přistupovat přímo z MS Outlook tak, jako by se jednalo o mailbox na poštovním serveru nebo lokální PST. Integraci s MS Outlook nabízejí i další produkty, MailArchiver ale nepoužívá takzvaný stubbing. Společnost Microsoft od využití stubbingu přímo odrazuje z důvodu velké řady potenciálních problémů. Při použití stubbingu na MS Exchange stále zůstává malá část každého emailu, což má – pomineme-li jiná negativa – negativní vliv na výkon serveru. MailArchiver je jediné řešení na trhu, které stubbing nevyužívá a současně poskytuje synchronizaci všech složek/emailů v mailboxu Exchange v reálném čase.

Automatická archivace elektronické pošty do centrálního úložiště
Váš mail server rozhodně není ideálním místem pro skladování emailů. Je jen otázkou času, kdy dojde ke značnému snížení výkonu mail serveru. Přesunutím starých emailů do databáze dosáhnete dlouhodobě vysokého výkonu mail serveru a velikost úložiště udržíte v rozumných dimenzích. Už se nemusíte starat o pravidelné vytváření nového archivu a jeho „překlápění“ na novou databázi – automatická správa archivu se o vše postará sama.

GFI MailArchiver se přizpůsobí vašim potřebám: jste-li malá nebo střední organizace, využijete pro archivaci zdarma dostupný SQL Express a NTFS. Tato kombinace vám poskytne dostatečný výkon a značnou úsporu na licenci SQL Serveru. Velké organizace naopak využijí vysoký výkon komerčních edicí SQL Serveru.

Podpora pro více databází a jejich automatická správa
Emaily můžete archivovat do více databází   vyhnete se tak situaci s jediným obřím a pomalým úložištěm náročným na údržbu. MailArchiver vám nabízí možnost automatického „překlopení“ archivace do nové databáze v nastaveném čase nebo podle velikosti.

Nižší nároky na úložiště
Při srovnání s archivací do pst je archivace emailů do databáze daleko efektivnější. MailArchiver také provádí komprimaci příloh „za letu“, což v porovnání se standardním způsobem ukládání příloh na poštovním serveru přináší značnou úsporu místa. Přílohu zaslanou na více příjemců navíc archivuje pouze jednou – proč také vytvářet duplicity.

Neomezený mailbox
Administrátoři již nemusí volit kompromis mezi povolenou velikostí mailboxu a výkonem poštovního serveru. Uživatelé GFI MailArchiver získají téměř neomezené mailboxy se snadným přístupem odkudkoli. Archivace do databáze znamená nižší nároky na mail server, kompaktní store a žádné stub files – prostě znatelné zvýšení výkonu poštovní infrastruktury.

Konec pekla s PST
Nasazením profesionálního řešení archivace pošty odpadne nutnost archivace emailů do PST souborů na lokální disk. PST soubory bývají nezřídka velmi velké, špatně se zálohují a obtížně se v nich vyhledává. Řada uživatelů také neví, jak PST soubory vhodně organizovat. MailArchiver nabízí uživatelům webové rozhraní nebo Outlook konektor, kde si požadovaný email snadno a rychle vyhledají. Email si pak například sami obnoví přímo do mailboxu.

Automatický import PST
MailArchiver obsahuje nástroje pro import emailů, které mail server zpracoval ještě před nasazením řešení archivace pošty. Například GFI PST Exporter prohledá celou síť a naimportuje všechny PST soubory.

Nastavte pravidla pro uchovávání a třídění emailů
Nastavení pravidel pro uchovávání emailů je pro malé a střední organizace kritickou záležitostí. Archivace emailů je pro řadu organizací zcela zásadní, ale jejich dlouhodobé uchovávání zvyšuje náklady. GFI MailArchiver podporuje vytvoření pravidel pro automatické odstranění emailů z archivu na základě jejich stáří a dalších podmínek. Emaily tak budete uchovávat jen po nezbytně nutnou dobu, danou například vašimi potřebami nebo požadavky zákonů. Emaily můžete navíc třídit pomocí „nálepek“, které jsou automaticky přidělovány dle vašeho nastavení. Takže například emaily odeslané ředitelem budou označeny nálepkou [CEO].

Compliance & Sarbanes-Oxley Act
GFI MailArchiver vám pomůže se shodou s různými zákony a požadavky, například Sarbanes-Oxley Act. Sarbanes-Oxley Act 2002 a pravidla SEC říkají, že veškeré veřejně obchodovatelné společnosti musejí ověřovat, zda jsou jejich interní postupy pro kontrolu a audit v pořádku, a zda jsou jejich procesy schopné produkovat správné a ověřitelné údaje. Společnosti mají nařízeno, aby uchovávaly veškerou vytvořenou korespondenci, odeslanou nebo přijatou „v souvislosti s auditem či zprávou“ společnosti, po dobu sedmi let. Během této doby nesmí být umožněn zásah či odstranění dat. Tato nařízení pokrývají i veškeré „elektronické záznamy“, například emaily subjektů, oddělení a osob spojených s auditovanými procesy. Nesplnění těchto požadavků je pokládáno za trestný čin se sazbou až 10 let odnětí svobody.

Compliance & další zákony a regulace
GFI MailArchiver vám pomůže i se splněním požadavků dalších zákonů a regulací: E-Comm Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999), Zákon o archivnictví a spisové službě, zákon o účetnictví atd.

Přidělte oprávnění k archivu emailů a vyjměte uživatele z archivace
Uživatelům můžete přidělit oprávnění k prohlížení archivu emailů jiného uživatele nebo skupiny Active Directory. Například obchodní ředitel může prohlížet poštu lidem z jeho týmu. Pokud je to potřeba, můžete z archivace vyloučit emaily pro konkrétní nebo od konkrétních uživatelů.

Dashboard
Nejnovější verze GFI MailArchiver nabízí dynamický grafický dashboard, na kterém jsou zobrazeny klíčové informace. Na jediný pohled získáte komplexní přehled o stavu archivace. Administrátor zjistí vše potřebné na jednom místě, což usnadňuje opravu potenciálních problémů ještě předtím, než se stihnou projevit.

Centrální archiv emailů
GFI MailArchiver nabízí možnost archivace pošty z více poštovních serverů do jedné fyzické lokality. Takže například společnost, která podniká v České republice, Velké Británii a Německu, může mít archiv uložen na jediném místě – třeba v České republice.

Auditování a zajištění původnosti archivovaných emailů
Funkce auditování zajišťuje původnost archivovaných emailů – tedy jejich archivaci v nezměněné podobě. To je obzvlášť důležité v těch odvětvích a státech, kde zákony nařizují monitorování aktivity uživatelů, a to včetně vedení úplných záznamů. GFI MailArchiver nabízí dva typy auditování:

• Auditování databáze: využívá schopnosti SQL serveru zaznamenat veškeré aktivity prováděné nad databází.
• Auditování aktivity uživatelů: zaznamenává veškerou aktivitu uživatelů spojenou s vyhledáváním, čtením a obnovováním emailů.
  

Post-Install Wizard
GFI MailArchiver 2011 obsahuje také nového průvodce, který administrátora provede správným nastavením archivace.

Přímočará instalace
Cílem GFI MailArchiver je usnadnit život administrátora. Proto nová verze nabízí přímočarou instalaci s automatickým nastavením žurnálování na Exchange.

Vlastnosti pro uživatele

Outlook Connector & offline přístup k emailům
GFI MailArchiver Outlook Connector usnadňuje přístup uživatelů k archivované poště přímo z důvěrně známého prostředí poštovního klienta. Outlook konektor musí komunikovat se serverem GFI MailArchiver. Co se ale stane, pokud uživatel odcestuje mimo kancelář? Pro takový případ nabízí Outlook konektor možnost offline přístupu k archivu prostřednictvím cache. Stáří emailů v cache můžete nastavit, standardně se v cache drží emaily mladší 30 dní. Cache je spravována zcela automaticky a na rozdíl od PST souborů ji můžete snadno obnovit.

Přistup k archivu odkudkoli
Uživatelé mohou k archivovaným emailům přistupovat odkudkoli na světě. Stačí jim k tomu přístup k internetu a internetový prohlížeč. Vyhledají si i takové emaily, které již ze své pošty odstranili.

Pokročilé vyhledávání a „Složky výsledků hledání“
Díky centrální databázi mohou uživatelé snadno prohledávat archivovanou poštu a přílohy (Microsoft Word, Excel, PDF, Zip a řadu dalších formátů). Jakmile uživatel zadá podmínky vyhledávání, může si je uložit pro další použití – podobně jako u Složek výsledků hledání v MS Outlook. Například si může uložit dotaz, který vyhledá veškerou jeho komunikaci s klientem X.

Funkce OneClick Restore pro obnovení emailu do mailboxu
Uživatel nebo administrátor obnoví email v původním formátu do uživatelova mailboxu jediným kliknutím na tlačítko. GFI MailArchiver obnoví jakýkoli archivovaný email – klidně i ten smazaný.

Další vlastnosti:

• Formátování emailů pro tisk

Jste v dobré společnosti…
GFI MailArchiver si zvolila řada významných společností.
Podívejte se, co říkají právě na GFI MailArchiver